Mudahnya Kolaborasi Kerja dengan Zoho Collaboration Apps

Salah satu kumpulan aplikasi perkantoran berbasis Cloud Computing yang banyak digunakan adalah Zoho Office Suite. Zoho menyediakan berbagai jenis aplikasi yang terintegrasi secara online dan dapat digunakan untuk berbagai kebutuhan. Aplikasi pada Zoho berjumlah lebih dari 20 dan terbagi dalam 3 jenis kategori yaitu Collaboration Apps, Business Apps, dan Productivity Apps.

Pada artikel kali ini, akan dibahas lebih mendalam mengenai aplikasi kategori Zoho Collaboration Apps yang terdiri dari aplikasi-aplikasi yang berfungsi untuk membantu proses kolaborasi kerja diantaranya Chat, Docs, Comment box, Discussion, Mail, dan Meeting. Adapun penjelasaan mengenai masing-masing aplikasi tersebut adalah :

1. Chat

Zoho Chat adalah aplikasi berbasis website untuk berkomunikasi / chatting tanpa perlu melakukan download, instalasi ataupun konfigurasi apapun. Dengan menggunakan Zoho Chat, pengguna juga dapat melakukan group chatting sehingga akan sangat membantu koordinasi kerja yang bersifat kelompok.

Untuk dapat melakukan chatting dengan Zoho Chat, selain menggunakan akun Zoho, pengguna juga dapat menggunakan berbagai pilihan protokol seperti Facebook, Gtalk, dan Yahoo Messenger. Dengan demikian, kita akan tetap dapat melakukan percakapan dengan orang-orang yang tidak memiliki akun di Zoho Chat.

2. Docs

Zoho Docs adalah sebuah aplikasi manajemen dokumen secara online dimana pengguna dapat menyimpan seluruh file secara aman dan terpusat sehingga dapat diakses secara online dari manapun. Dengan menggunakan Zoho Docs, pengguna dapat melakukan berbagai hal seperti membuat, mengedit, melihat, maupun menyimpan dokumen, spreadsheet dan presentasi. Selain itu pengguna dapat bertukar file dan melakukan kolaborasi kerja dengan pengguna lain secara real-time. Zoho Docs juga memungkinkan dilakukannya export file kerja menjadi tipe lain (PDF, HTML, Ms. Excel, dll), mengirimkan file ke email secara langsung, melakukan chatting dengan pengguna lain, juga menambahkan hak akses dokumen kepada pengguna secara spesifik.

Zoho Docs menyediakan kapasitas sebesar 1 GB yang dapat digunakan secara gratis oleh pengguna. Namun jika membutuhkan kapasitas yang lebih besar, pengguna dapat menambahnya dengan biaya tertentu yang harus dibayarkan. Zoho memberi jaminan sistem manajamen dan backup data pengguna dengan maksimal dengan cara dilakukannya replikasi dokumen secara harian sehingga jika salah satu file hilang pengguna akan tetap bisa mengakses file yang sama yang merupakan hasil replikasi.

3. Commentbox

Zoho Commentbox merupakan aplikasi online yang berfungsi untuk membangun forum, terutama terkait dengan customer support. Dengan menggunakan Zoho Commentbox, pengguna dapat melakukan diskusi terkait topik/produk tertentu, berbagi masalah, mengajukan gagasan, atau melakukan tanya jawab. Sistem pada Zoho Commentbox memungkinkan untuk melibatkan penjual, pembeli, staf, ataupun pihak-pihak lainnya. Adanya sistem yang terintegrasi untuk melakukan moderasi, deteksi spam, filter konten, atau penyusunan laporan akan meningkatkan efisiensi dan efektivitas hubungan yang terjadi antar berbagai pihak yang terlibat.

Selain hubungan terkait Customer Support, Zoho Commentbox memungkinkan dibangunnya Private Community yang bersifat internal.

4. Discussions

Zoho Discussions merupakan aplikasi yang berfungsi untuk menyediakan sarana interaksi yang lebih spesifik dibandingkan dengan Zoho Commentbox. Aplikasi ini memungkinkan masalah-masalah kelompok dapat dipecahkan bersama-sam melalui Closed Group / Intranet Solution.

5. Mail

Zoho Mail merupakan layanan webmail yang terintegrasi secara online. Masing-masing pengguna dapat mendaftarkan akun dengan alamat email username@zoho,com. Selain itu, pengguna juga dapat mengaktifkan business mail menggunakan Zoho dengan melakukan langkah-langkah :

a. Menambahkan domain dan melakukan verifikasi
b. Mengaktifkan Mail hosting
c. Menambahkan daftar pengguna dan mailbox baru
d. Melakukan konfigurasi MX records

Zoho Mail menawarkan 99.99% uptime guarantee yang menunjukaan bahwa layanan ini cukup reliable untuk digunakan. Setiap akun @zoho.com memperoleh kapasitas sebesar 5 GB yang dapat digunakan secara cuma-cuma.

6. Meeting

Zoho Meeting merupakan sebuah aplikasi layanan rapat online yang memungkinkan dilakukannya web meeting, sharing komputer/desktop antar pengguna secara online, memberikan bantuan jarak jauh kepada customer, atau melakukan conference dan berdiskusi dengan banyak pengguna. Ada dua macam kategori pengguna Zoho Meeting yakni Presenter dan Participant. Presenter adalah pengguna yang menunjukkan atau melakukan sharing komputer/desktop-nya sedangkan Participant adalah pengguna lain yang melihat atau mengakses komputer/desktop milik presenter.