Meningkatkan Produktivitas Kerja dengan Zoho Productivity Apps

Setelah artikel sebelumnya yang membahas Collaboration Apps pada Zoho, dalam artikel ini akan dibahas mengenai Zoho Productivity Apps yang merupakan aplikasi perkantoran berbasis Cloud Computing untuk meningkatkan produktivitas kerja.

Beberapa aplikasi yang termasuk dalam kategori Productivity Apps yaitu Calendar, Notebook,  Writer, Sheet, dan Show dengan masing-masing fungsi sebagai berikut :

1. Calendar

Zoho Calendar merupakan aplikasi kalender berbasis online yang berfungsi untuk membantu penjadwalan rapat, pertemuan, ataupun kegiatan penting lainnya sehingga mempermudah manajemen waktu pengguna. Selain penjadwalan, Zoho Calendar dapat membantu sinkronisasi dan kolaborasi penjadwalan kita dengan penjadwalan milik pengguna lain. Fitur yang disediakan dalam aplikasi ini memungkinkan kita untuk mengetahui status Free/Busy milik pengguna lain sehingga memudahkan kita untuk mengagendakan kegiatan yang melibatkan pengguna tersebut. Fitur Subscribe yang disediakan memungkinkan kita untuk memperoleh update penjadwalan dari kalender grup atau pengguna lain, kalender libur tahunan, dan kalender umum lainnya.

Zoho Calendar menyediakan reminder yang dapat dikirimkan ke email untuk mengingatkan penggunanya mengenai event yang akan berlangsung sesuai yang telah dijadwalkan. Aplikasi ini juga memungkinkan pengguna untuk berbagi kalendernya kepada orang lain ataupun kepada publik dengan batasan akses yang dapat ditentukan. Untuk dapat melibatkan orang lain dalam acara yang diagendakan, disediakan fitur Send Invitation yang akan dikirimkan ke email dari pihak-pihak yang ingin diundang. Untuk memudahkan pengguna yang ingin melakukan sinkronisasi kalender Outlook ke Zoho Calendar, telah disediakan plug-in untuk Microsoft Outlook.

2. Notebook

Zoho Notebook merupakan aplikasi yang memungkinkan penggunanya untuk menggabungkan berbagai jenis dan tipe konten/multimedia dan dapat dibagikan kepada pihak lain dengan mudah. Dengan aplikasi ini pengguna juga dapat menyusun, menampilkan, atau merangkai berbagai layanan Zoho ataupun website lainnya menjadi satu. Dengan konsep awal sebagaimana buku catatan harian, Zoho Notebook di-desain untuk mendukung kreativitas penggunanya dengan mengkombinasikan tulisan, gambar, video, music, dokumen, dan lainnya.

3. Writer

Zoho Writer adalah sebuah aplikasi online yang berfungsi sebagai pengolah kata. Dengan Zoho Writer pengguna dapat melakukan berbagai fungsi sebagaimana program pengolah kata berbasis desktop diantaranya membuat, mengakses, mengedit dan membagikan dokumen (melalui email). Aplikasi Zoho Writer juga memungkinkan pengguna untuk meng-eksport dokumen ke dalam format lain seperti Word, RTF, JPG, ODT, PNG, HTML, ataupun TXT. Selain itu penulis dapat menerbitkan dokumen ke blognya (Blogger, LiveJournal, Typepad, WordPress, dsb) secara langsung menggunakan aplikasi ini. Zoho Writer juga memungkinkan penulis untuk memberikan hak akses kepada pengguna umum sehingga dapat melihat dokumennya.

Untuk menghindari hilangnya konten yang sudah dibuat, Zoho menerapkan auto-save yang dilakukan secara periodik sehingga menjamin ketersediaan data sebagaimana yang seharusnya. Adanya fitur versioning memungkinkan penulis untuk melihat hasil pekerjaan sebelumnya, membandingkan berbagai versi yang telah dibuat sebelumnya dan kembali ke versi terdahulu jika memang diperlukan.

4. Sheet

Zoho Sheet adalah sebuah aplikasi lembar kerja (spreadsheet) berbasis online yang memungkinkan penggunanya untuk membuat, mengedit, maupun membagikan spreadsheet melalui web. Aplikasi ini dapat digunakan dengan mudah oleh berbagai pihak seperti pekerja, akuntan, pelajar, atau siapapun yang harus bekerja dengan data-data tabular yang perlu dikerjakan dengan spreadsheet. Aplikasi ini selain dapat mengelola data dalam jumlah besar juga dapat mengelola berbagai fungsi, formula, dan grafik. Karena berbasis online, Zoho Sheet memungkinkan penggunanya untuk melakukan kolaborasi kerja dengan banyak pengguna.

Beberapa fitur keunggulan lain dari Zoho Sheet diantaranya fungsi-fungsi Auto-Filter, Conditional Formatting, Format Cells, Solver Tool, Auto-completion, Find-Replace, Keyboard Shortcut, Instant Function on Status Bar. Versi terakhir dari Zoho Sheet yang ada saat ini mampu memproses hingga 1 juta sel per dokumen, dengan jumlah baris maksimum sebanyak 65.536 dan jumlah kolom sebanyak 256 per worksheet. Sebagaimana Microsoft Excel yang banyak digunakan, Zoho Sheet telah mendukung fungsi-fungsi makro Visual Basic. Dengan dukungan fungsi makro, pengguna dapat melakukan import file-file excel yang mengandung makro dengan mudah. Aplikasi ini juga sudah memungkinkan adanya makro yang dijalankan menggunakan tombol yang dibuat oleh pengguna.

5. Show

Zoho Show merupakan sebuah tool presentasi berbasis web yang dapat digunakan oleh siapa saja yang memiliki akun pada Zoho. Dengan Zoho Show, pengguna dapat membuat dan mengakses file presentasi kapan saja dan dimana saja menggunakan internet. Zoho Show memungkinkan penggunanya untuk bekerja dengan bersama-sama secara real-time sehingga pengguna dapat mengedit dan mengakses file presentasi yang sama secara bersamaan. Aplikasi ini dapat menerima berbagai file presentasi dengan format .ppt, .pps, .odp, .sxi, .ppts, dan .ppsx.

Dengan menggunakan Zoho Show, pengguna dapat melakukan presentasi jarak jauh kepada beberapa orang lain dengan mekanisme seperti webinar. Untuk melakukan hal itersebut, pengguna cukup menggunakan tombol Remote yang disediakan lalu memasukkan alamat email audiens yang diinginkan sehingga mereka akan mendapat email yang berisi link presentasi. Meskipun dapat mengakses presentasi, presenter tetap memiliki kontrol sepenuhnya terhadap presentasi yang ada. Di sisi lain, Zoho Show tetap memungkinkan pengguna untuk membagikan presentasinya kepada publik sehingga semua pihak dapat mengaksesnya.

Zoho Show memiliki banyak fitur yang sangat mendukung pembuatan presentasi, diantaranya dukungan animasi, musik, dan suara; efek transisi antar slide, pembuatan berbagai macam shapes dan flowchart, pembuatan slide Master,  pengaturan berbagai jenis formatting, dan fitur-fitur lainnya. Dalam mempermudah hubungan antar pengguna atau presenter dan audiens, Zoho Show juga menyediakan fasilitas chatting sehingga proses komunikasi dapat berjalan dengan lebih maksimal.